Quelle plateforme utiliser aujourd'hui ?
La plateforme fédérale e-Procurement (www.publicprocurement.be) est gérée par le SPF BOSA. Une nouvelle version a été mise en service en septembre 2023. Elle réunit dans une seule application la publication des avis (le Bulletin des Adjudications) et le dépôt des offres, autrefois répartis entre e-Notification et e-Tendering. Les anciens comptes n'ont pas été repris : si vous n'avez déposé que sur l'ancienne plateforme, créez un nouveau compte. La plateforme est gratuite pour les entreprises.
Depuis le 1er septembre 2023, le dépôt électronique est aussi la règle pour les procédures négociées sans publication préalable. Une offre envoyée par e-mail ou sur papier est en principe affectée d'une irrégularité substantielle.
Comment créer son compte et enregistrer son entreprise ?
- Sur la page d'accueil, cliquez sur « continuer en tant que fournisseur ».
- Inscrivez-vous avec votre prénom, votre nom, votre e-mail et un mot de passe.
- Ouvrez « Gérer les entreprises », puis « ajouter une entreprise ».
- Complétez les onglets : données de l'entreprise (numéro BCE), informations de contact, carte de visite, entreprise active.
- Cliquez sur « sauvegarder ».
Plusieurs personnes peuvent travailler pour la même entreprise : prévoyez au moins deux utilisateurs, dont un capable de signer.
Comment trouver le marché ?
Ouvrez l'onglet « Bulletin des Adjudications ». Utilisez la barre de recherche ou le tableau des critères. Cochez « compétition » pour ne voir que les marchés auxquels on peut encore soumissionner. Avec « sauvegarder la recherche », vous retrouvez vos critères dans vos « profils de recherche ». Pour une procédure négociée sans publication, l'acheteur vous envoie une invitation. Ce lien est propre à votre entreprise : il ne peut pas être transmis à une autre société, même du même groupe.
Comment télécharger les documents et poser une question ?
Ouvrez le marché et cliquez sur « confirmer participation ». Le marché passe au statut « en préparation » et rejoint « Mes dossiers ». Les documents du marché (cahier spécial des charges, formulaire d'offre, inventaire ou métré) sont disponibles dans le dossier du marché. Pour une question, utilisez le forum quand l'acheteur l'a activé dans le dossier. Sinon, écrivez au contact indiqué dans les documents du marché. Les corrections importantes sont publiées par avis rectificatif : relisez le dossier avant de déposer.
Quels prérequis et quel test faire ?
- Un compte personnel et l'entreprise enregistrée, bien avant la date limite.
- Pour signer avec l'eID : la carte d'identité électronique du signataire, son code PIN et un lecteur de carte.
- Sinon, un certificat de signature qualifié et le logiciel de signature fourni avec.
Le SPF BOSA met à disposition un environnement de démonstration, demo.publicprocurement.be, ainsi qu'un centre d'aide et des vidéos. Faites-y un dépôt complet, signature comprise, avec la carte et l'ordinateur du jour J.
Comment préparer ses fichiers ?
- Utilisez les formulaires de l'acheteur : formulaire d'offre et inventaire ou métré joints au cahier spécial des charges. Une offre déposée avec de mauvais documents peut être déclarée irrégulière.
- Un fichier par pièce, nommé clairement : « 01_Formulaire_offre.pdf », « 02_Inventaire_lot1.xlsx », « 03_DUME.pdf ».
- Noms simples : sans accents ni caractères spéciaux, pour éviter tout souci d'affichage chez l'acheteur.
- Pouvoirs du signataire : si le signataire n'est pas l'organe statutaire, joignez la procuration ou la délégation de pouvoirs. Un titre de fonction ne suffit pas à prouver le pouvoir de signer.
Ce que nous voyons dans les DCE
Sur les cahiers spéciaux des charges belges que nous avons lus, le formulaire d'offre et l'inventaire sont imposés. Quand une entreprise s'appuie sur la capacité d'un tiers, l'acheteur peut exiger un engagement de ce tiers, parfois solidaire. Préparez ces pièces avant d'ouvrir la plateforme.
Comment créer et signer l'offre ?
Dans le dossier du marché, complétez les étapes du menu de gauche :
- IDENTIFICATION : droits d'accès et, le cas échéant, soumission conjointe (voir répondre en groupement).
- LOTS : cochez les lots visés.
- DOCUMENTS : chargez vos fichiers avec « ajouter des documents ».
- Cliquez sur « finaliser », puis ouvrez l'onglet « SIGNATURE ».
- Choisissez « signer avec l'e-ID », insérez la carte, cliquez sur « je veux signer » et saisissez le code PIN. Autre option : signer avec un logiciel externe puis importer l'offre signée.
- L'offre passe au statut « en attente d'envoi ». Cliquez sur « envoyer ». Le statut devient « envoyée ».
Ce que vous signez, c'est le rapport de dépôt. Il certifie la liste des documents chargés. En procédure ouverte, l'offre, ses annexes et le DUME sont signés globalement par la signature de ce rapport. Sauf disposition contraire des documents du marché, il faut une signature électronique qualifiée, comme celle de l'eID belge. Une note de la Wallonie de février 2024 précisait qu'itsme ne fonctionnait pas encore pour cette signature : vérifiez dans le centre d'aide avant de compter dessus. Notre guide de la signature électronique dans les marchés publics détaille les niveaux.
Comment vérifier que l'offre est bien envoyée ?
Le statut « envoyée » doit apparaître dans « Mes dossiers ». Téléchargez le rapport de dépôt signé avec le menu à trois points à côté de la signature, et archivez-le avec vos fichiers. Attention : la confirmation de la plateforme ne garantit pas que la signature est valable. C'est l'acheteur qui le vérifie. Signataire sans pouvoir, procuration absente, signature non qualifiée : en procédure ouverte ou restreinte, l'offre peut être déclarée nulle sans régularisation.
Peut-on modifier ou retirer une offre ?
Oui, jusqu'à l'heure limite. Après signature, une erreur oblige à annuler l'offre puis à recommencer. Toute modification ou tout retrait donne lieu à un nouveau rapport de dépôt, qui doit lui aussi être signé. Sinon, la modification ou le retrait est nul.
Que faire en cas de panne la veille ?
- Contactez le helpdesk e-Procurement : e.proc@publicprocurement.be ou 02 740 80 00. Le tutoriel BOSA indique des horaires de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 15 à 16 h 30.
- Testez la signature sur l'environnement de démonstration pour savoir si le souci vient du lecteur, de la carte ou de la plateforme.
- Gardez des captures d'écran horodatées et le numéro de votre demande.
- Informez l'acheteur par écrit sans attendre.
Si la plateforme est indisponible, le pouvoir adjudicateur peut reporter la date limite. Sous les seuils européens, ce report est d'au moins six jours. C'est une faculté, pas un droit : n'en faites pas votre plan B.
Faut-il une copie de sauvegarde ?
La copie de sauvegarde à la française n'apparaît pas dans les textes et guides belges que nous avons consultés. Gardez en revanche une copie locale exacte de tous les fichiers déposés et du rapport de dépôt signé. Ils serviront en cas de contestation ou de demande de précision.
Combien de temps avant l'heure limite déposer ?
Une offre arrivée après la date et l'heure fixées est considérée comme tardive et écartée. La signature avec l'eID ajoute une étape où un lecteur, un pilote ou un code PIN peuvent bloquer. Nous conseillons de déposer au moins 24 heures avant l'échéance, pendant les heures du helpdesk. Pour le reste du dossier, voir notre guide répondre à un marché public en Belgique.
Tendolio prépare le dossier à partir du cahier spécial des charges : voir répondre à un marché public belge avec l'IA. La signature et l'envoi sur e-Procurement restent faits par vous.
Les autres plateformes, pas à pas : déposer une offre sur PLACE, déposer une offre sur AWS-achat, déposer une offre sur Maximilien, déposer une offre sur Mégalis et déposer une offre sur achatpublic.com.
Sources
- SPF BOSA : tutoriel entreprises e-Procurement (diffusé par la Wallonie)
- Wallonie : la signature de l'offre (entreprises), février 2024
- Arrêté royal du 18 avril 2017 (articles 42, 43 et 57)
- UVCW : nouvelles obligations de recours à la plateforme e-Procurement
- Wallonie : outils digitaux (centre d'aide, helpdesk, démo e-Procurement)