Offerte indienen via e-Procurement: stap voor stap

Welk platform gebruikt u vandaag?

Het federale e-Procurement-platform (www.publicprocurement.be) wordt beheerd door de FOD BOSA. Een nieuwe versie is in september 2023 in gebruik genomen. Ze brengt de bekendmaking van de aankondigingen (het Bulletin der Aanbestedingen) en het indienen van offertes samen in één toepassing. Vroeger waren dat e-Notification en e-Tendering. Oude accounts zijn niet overgezet: hebt u alleen op het oude platform ingediend, maak dan een nieuw account aan. Het platform is gratis voor ondernemingen.

Sinds 1 september 2023 geldt elektronische indiening ook voor onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking. Een offerte per e-mail of op papier is in principe substantieel onregelmatig.

Hoe maakt u een account aan en registreert u uw onderneming?

Kies op de startpagina om verder te gaan als leverancier.
Registreer u met voornaam, naam, e-mailadres en wachtwoord.
Open het beheer van ondernemingen en voeg uw onderneming toe.
Vul de tabbladen in: gegevens van de onderneming (KBO-nummer), contactgegevens, visitekaartje en actieve onderneming.
Sla de gegevens op.

Meerdere personen kunnen voor dezelfde onderneming werken. Voorzie minstens twee gebruikers, van wie één mag tekenen.

Hoe vindt u de opdracht?

Open het tabblad van het Bulletin der Aanbestedingen. Gebruik de zoekbalk of de tabel met zoekcriteria. Filter op opdrachten waarvoor u nog kunt inschrijven, en bewaar uw zoekopdracht als zoekprofiel. Bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking stuurt de aanbesteder u een uitnodiging. Die link is uniek voor uw onderneming: u mag hem niet doorgeven aan een andere vennootschap, ook niet binnen dezelfde groep.

Hoe downloadt u de documenten en stelt u een vraag?

Open de opdracht en bevestig uw deelname. De opdracht krijgt dan de status "in voorbereiding" en verschijnt bij uw dossiers. De opdrachtdocumenten (bestek, offerteformulier, inventaris of meetstaat) vindt u in het dossier van de opdracht. Voor vragen gebruikt u het forum als de aanbesteder het heeft geactiveerd. Anders schrijft u naar de contactpersoon uit de opdrachtdocumenten. Belangrijke correcties verschijnen via een rechtzettingsbericht: lees het dossier opnieuw vóór u indient.

Welke voorbereiding en welke test?

Een persoonlijk account en de geregistreerde onderneming, ruim vóór de uiterste datum.
Om met de eID te tekenen: de elektronische identiteitskaart van de ondertekenaar, de pincode en een kaartlezer.
Anders: een gekwalificeerd handtekeningcertificaat en de bijbehorende software.

De FOD BOSA biedt een demo-omgeving aan, demo.publicprocurement.be, naast een helpcentrum en instructievideo's. Doe daar een volledige indiening, handtekening inbegrepen, met de kaart en de computer die u op de dag zelf gebruikt.

Hoe bereidt u uw bestanden voor?

Gebruik de formulieren van de aanbesteder: het offerteformulier en de inventaris of meetstaat bij het bestek. Een offerte met verkeerde documenten kan onregelmatig worden verklaard.
Eén bestand per stuk, met een duidelijke naam: "01_Offerteformulier.pdf", "02_Inventaris_perceel1.xlsx", "03_UEA.pdf".
Eenvoudige namen: zonder accenten of speciale tekens, om weergaveproblemen te vermijden.
Bevoegdheid van de ondertekenaar: tekent iemand anders dan het statutaire orgaan, voeg dan de volmacht of de delegatie van bevoegdheid toe. Een functietitel alleen bewijst die bevoegdheid niet.

Wat we in de opdrachtdocumenten zien

In de Belgische bestekken die wij lazen, zijn het offerteformulier en de inventaris verplicht te gebruiken. Doet een onderneming een beroep op de draagkracht van een derde, dan kan de aanbesteder een verbintenis van die derde eisen, soms hoofdelijk. Bereid die stukken voor vóór u het platform opent.

Hoe maakt en ondertekent u de offerte?

Doorloop in het dossier van de opdracht de stappen in het menu links:

Identificatie: toegangsrechten en, indien nodig, gezamenlijke inschrijving.
Percelen: vink de percelen aan waarvoor u inschrijft.
Documenten: laad uw bestanden op.
Rond de offerte af en open het onderdeel voor de handtekening.
Kies ondertekenen met de eID, steek de kaart in de lezer, bevestig en geef uw pincode in. Een alternatief: ondertekenen met externe software en daarna de ondertekende offerte importeren.
De offerte wacht dan op verzending. Klik op verzenden: de status wordt "verzonden".

Wat u ondertekent, is het indieningsrapport. Het bevestigt de lijst van opgeladen documenten. Bij een openbare procedure worden de offerte, de bijlagen en het UEA globaal ondertekend via dat rapport. Tenzij de opdrachtdocumenten iets anders bepalen, is een gekwalificeerde elektronische handtekening vereist, zoals die van de Belgische eID. Een Waalse fiche van februari 2024 vermeldde dat itsme nog niet werkte voor deze handtekening: controleer dit in het helpcentrum vóór u erop rekent.

Hoe controleert u dat de offerte verzonden is?

De status "verzonden" moet bij uw dossiers verschijnen. Download het ondertekende indieningsrapport via het menu met drie puntjes naast de handtekening en bewaar het met uw bestanden. Let op: de bevestiging van het platform garandeert niet dat de handtekening geldig is. Dat controleert de aanbesteder. Ondertekenaar zonder bevoegdheid, ontbrekende volmacht, geen gekwalificeerde handtekening: bij een openbare of niet-openbare procedure kan de offerte nietig worden verklaard, zonder regularisatie.

Kunt u een offerte wijzigen of intrekken?

Ja, tot de uiterste datum en het uiterste uur. Na de ondertekening moet u bij een fout de offerte annuleren en opnieuw beginnen. Elke wijziging of intrekking leidt tot een nieuw indieningsrapport, dat ook ondertekend moet zijn. Anders is de wijziging of intrekking nietig.

Wat doet u bij een storing de dag voordien?

Contacteer de helpdesk e-Procurement: e.proc@publicprocurement.be of 02 740 80 00. De BOSA-handleiding vermeldt als uren 8.30 tot 12 uur en 13.15 tot 16.30 uur.
Test de handtekening in de demo-omgeving om te weten of het probleem bij de lezer, de kaart of het platform ligt.
Maak schermafbeeldingen met het tijdstip en noteer het nummer van uw melding.
Verwittig de aanbesteder meteen schriftelijk.

Is het platform onbeschikbaar, dan kan de aanbesteder de uiterste datum uitstellen. Onder de Europese drempels bedraagt dat uitstel minstens zes dagen. Het is een mogelijkheid, geen recht: reken er niet op als plan B.

Is er een back-upkopie zoals in Frankrijk?

Een "copie de sauvegarde" naar Frans model vonden wij niet terug in de Belgische teksten en handleidingen die wij raadpleegden. Bewaar wel een exacte lokale kopie van alle ingediende bestanden en van het ondertekende indieningsrapport. U hebt ze nodig bij een betwisting of een vraag om verduidelijking.

Hoeveel tijd vóór de deadline indienen?

Een offerte die na de vastgestelde datum en het uur binnenkomt, is laattijdig en wordt geweerd. De handtekening met de eID is een extra stap waarbij een lezer, een stuurprogramma of een pincode kan blokkeren. Wij raden aan om minstens 24 uur vóór de deadline in te dienen, tijdens de uren van de helpdesk. Voor de rest van het dossier: zie onze gids inschrijven op een overheidsopdracht in België, en vind nieuwe opdrachten via de overheidsopdrachten in België.

Tendolio bereidt het dossier voor op basis van het bestek: zie een overheidsopdracht beantwoorden met AI. Ondertekenen en verzenden op e-Procurement doet u zelf.

Een offerte indienen via e-Procurement