Faut-il signer son offre au moment du dépôt ?
En général, non. Depuis la réforme de 2016, les textes n'imposent pas de transmettre des documents signés au dépôt. Les formulaires DC1, DC2, DC4 et le DUME ne demandent pas de signature à ce stade. La notice de l'acte d'engagement ATTRI1 rappelle que la signature n'est requise qu'à l'attribution.
Mais l'acheteur peut exiger une signature dans les documents de la consultation. Il peut la demander :
- dès le dépôt, pour l'acte d'engagement ou pour d'autres pièces ;
- seulement à l'attribution, pour le candidat retenu.
Le règlement de consultation (RC) fait foi. Cherchez-y le mot « signature » et notez, pièce par pièce, ce qui doit être signé et quand.
Ce que nous voyons dans les DCE
Sur les DCE que nous avons lus, la signature n'est souvent pas exigée au dépôt. Mais les exigences varient d'une pièce à l'autre dans un même dossier : un BPU qui doit être déposé en PDF signé alors que l'acte d'engagement ne l'est pas, ou une pièce qui dit « signature : oui » quand une autre dit « non exigée ». Dans ce cas, signez la pièce concernée, avec une signature qualifiée, fichier par fichier.
Signature électronique ou manuscrite à l'attribution ?
Le marché peut être signé électroniquement (article R2182-3 du code de la commande publique). La signature électronique n'est pas obligatoire selon les textes. L'acheteur peut l'imposer dans les documents de la consultation. Quand elle est requise, elle doit respecter l'arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.
Attention : une signature manuscrite scannée n'est pas une signature électronique. C'est une simple copie. Si le RC demande une signature électronique, elle ne vaut pas.
Quel certificat de signature faut-il ?
L'arrêté de 2019 renvoie au règlement européen eIDAS. En pratique, il faut un certificat qualifié, délivré par un prestataire de services de confiance qualifié. Les prestataires qualifiés figurent sur la liste de confiance publiée par l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI) et sur la liste européenne.
Ce que vous devez savoir :
- le certificat est nominatif : il est au nom d'une personne, rattachée à l'entreprise ;
- cette personne doit avoir le pouvoir d'engager l'entreprise, ou une délégation de pouvoir écrite ;
- il est payant et valable en général de un à trois ans ;
- il se présente souvent sous forme de clé USB, parfois à distance (dans le cloud).
Un certificat conforme à l'ancien référentiel général de sécurité (RGS) reste utilisable jusqu'à son expiration.
Combien de temps pour obtenir un certificat ?
Le site officiel entreprendre.service-public.gouv.fr indique que l'obtention peut prendre plusieurs jours, et conseille d'anticiper. Il faut vérifier votre identité, fournir les justificatifs de l'entreprise et souvent recevoir le support physique.
Notre conseil : commandez le certificat au moins deux semaines avant une date limite où il sera nécessaire, et testez-le aussitôt. Si vous répondez régulièrement, faites-le maintenant, sans attendre un marché. Notez aussi sa date d'expiration.
PAdES, XAdES, CAdES : quel format choisir ?
L'arrêté de 2019 admet trois formats de signature :
| Format | Principe | Usage courant |
|---|---|---|
| PAdES | La signature est intégrée dans le fichier PDF | Le plus simple : un seul fichier, lisible par tous |
| XAdES | Signature au format XML, en général dans un fichier séparé | Pour tout type de fichier (Word, Excel, PDF) |
| CAdES | Signature dans un fichier séparé, au format binaire | Plus rare, pour tout type de fichier |
En principe, l'acheteur ne peut pas imposer un format unique : les trois sont admis. Pour une pièce en PDF, le PAdES reste le choix le plus sûr. Si vous utilisez une signature séparée (XAdES ou CAdES), déposez toujours le document et son fichier de signature ensemble.
L'arrêté prévoit aussi que le mode d'emploi permettant de vérifier la signature soit mis gratuitement à disposition lors du dépôt. Si vous signez avec votre propre outil plutôt qu'avec celui de la plateforme, vérifiez ce point dans le RC.
Pourquoi signer chaque document, et pas le fichier zip ?
Signer une archive zip ne signe pas les documents qu'elle contient. La jurisprudence l'a confirmé, et l'arrêté de 2019 prévoit que chaque signature doit pouvoir être vérifiée indépendamment des autres. Si vous signez seulement le zip, l'acheteur peut considérer que vos pièces ne sont pas signées.
La bonne méthode :
- Finalisez chaque document, puis convertissez-le en PDF si le RC l'accepte.
- Signez chaque fichier qui doit l'être, un par un.
- Vérifiez la signature (validité du certificat, intégrité du fichier).
- Ne modifiez plus le fichier après la signature : toute modification l'invalide.
- Seulement ensuite, regroupez les fichiers dans le pli ou dans un zip si la plateforme le demande.
Les erreurs fréquentes
- Découvrir la veille de la date limite que la signature est exigée, sans certificat.
- Un certificat expiré ou au nom d'un salarié qui a quitté l'entreprise.
- Un signataire sans pouvoir, sans délégation jointe.
- Une signature manuscrite scannée à la place d'une signature électronique.
- Le zip signé au lieu des documents.
- Un document modifié après la signature.
Pour la suite, voir l'acte d'engagement et déposer une offre sur PLACE. Tendolio prépare les pièces dans les formats demandés par le RC, mais c'est vous qui signez et déposez : répondre à un appel d'offres avec l'IA.