Quelles attestations faut-il pour un marché public ?
On distingue trois familles de pièces :
- Les attestations de régularité : attestation de vigilance URSSAF, attestation de régularité fiscale, extrait Kbis. Elles prouvent que vous n'êtes pas dans un cas d'exclusion.
- Les preuves de capacités : chiffre d'affaires, attestation d'assurance des risques professionnels, références, certificats et qualifications.
- Les pièces propres au marché : celles que le RC ajoute (pouvoir du signataire, RIB, attestation de visite, déclarations spécifiques).
Quand faut-il fournir les attestations ?
Selon le site officiel entreprendre.service-public.gouv.fr, au stade de la candidature, vous déposez une déclaration sur l'honneur : vous avez respecté vos obligations fiscales et sociales. C'est la case F1 du DC1, ou la partie III du DUME.
Les attestations elles-mêmes sont exigées du candidat retenu, avant la signature du marché. L'acheteur fixe un délai. Si vous ne les produisez pas à temps, votre candidature est déclarée irrecevable. L'acheteur se tourne alors vers le candidat classé deuxième.
Certains RC demandent tout de même les pièces dès le dépôt. Lisez la liste du RC, pièce par pièce.
L'attestation de vigilance URSSAF
Elle prouve que vous avez déclaré votre activité et payé vos cotisations sociales. Elle se télécharge dans votre espace en ligne sur urssaf.fr (ou celui de votre organisme de recouvrement, par exemple la MSA).
- Validité : elle doit dater de moins de six mois.
- Pendant le marché : pour un contrat d'au moins 5 000 € HT, l'acheteur doit se la faire remettre tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution (articles L8222-1 et D8222-5 du code du travail).
- Entreprise qui démarre : une attestation provisoire est délivrée une fois les formalités de création faites.
L'attestation de régularité fiscale
Elle certifie que vous êtes à jour de vos déclarations et paiements d'impôt sur les sociétés (ou sur le revenu) et de TVA. Elle reflète votre situation au dernier jour du mois précédant la demande.
- Entreprise à l'impôt sur les sociétés : téléchargement dans l'espace professionnel sur impots.gouv.fr.
- Entreprise à l'impôt sur le revenu, entreprise nouvelle ou en difficulté : formulaire n° 3666-SD à adresser au service des impôts des entreprises.
Les textes ne fixent pas de durée de validité unique. L'acheteur ou le RC peut en imposer une : prenez la version la plus récente.
Le Kbis et les autres justificatifs d'existence
Le code du travail (article D8222-5) prévoit, avec l'attestation de vigilance, un justificatif d'immatriculation : extrait Kbis, ou carte d'inscription au répertoire des métiers pour un artisan. Beaucoup de RC demandent un Kbis de moins de trois mois. Vérifiez que le SIRET de l'établissement qui candidate est bien actif.
Si vous employez des salariés étrangers, l'acheteur peut aussi demander la liste nominative de ces salariés. Le RC le précise.
Assurances, certificats et qualifications
- Assurance : l'acheteur peut demander une attestation d'assurance des risques professionnels, souvent la responsabilité civile professionnelle. Certains RC exigent une attestation détaillée : période couverte, activités, compagnie, numéro de contrat, montants. Pour le BTP, ajoutez la décennale quand elle est obligatoire.
- Certificats de qualification : Qualibat, Qualipropre, ISO 9001 ou 14001, carte professionnelle CNAPS pour la sécurité privée, Certiphyto pour les espaces verts… L'acheteur doit accepter des équivalents.
- Références : attestations de bonne exécution signées par les clients, avec montant, date et nature des prestations.
Peut-on éviter de fournir les attestations à chaque marché ?
Oui, en partie. Le code de la commande publique (articles R2143-13 et R2143-14) prévoit que vous n'avez pas à fournir :
- les documents que l'acheteur peut obtenir gratuitement par un système électronique officiel ;
- les documents disponibles dans un espace de stockage numérique (un coffre-fort), si vous lui en donnez l'adresse et les codes d'accès dans votre candidature ;
- les documents déjà transmis au même acheteur lors d'une précédente consultation, s'ils restent valables.
Pour le coffre-fort, indiquez l'adresse et les accès dans la rubrique F2 du DC1, ou dans le DUME. Si vous répondez avec le DUME, les attestations déjà détenues par les administrations peuvent aussi être récupérées par l'acheteur. Voir remplir le DUME pas à pas.
Ce que nous voyons dans les DCE
Sur les DCE que nous lisons, la liste des pièces s'allonge. En plus des attestations classiques, nous voyons revenir souvent : une attestation sur les sanctions contre la Russie, un engagement de respect des conventions de l'OIT, une déclaration d'absence de conflit d'intérêts, un numéro DUNS, un bilan d'émissions de gaz à effet de serre (BEGES) dont l'absence peut bloquer l'attribution. Un dossier complet est aussi souvent exigé pour chaque cotraitant et chaque sous-traitant, pas seulement pour le mandataire.
Tenir ses pièces à jour : la méthode
- Rassemblez toutes les pièces dans un seul dossier, une version par pièce, avec la date de délivrance dans le nom du fichier.
- Notez la date d'expiration de chacune : six mois pour la vigilance, celle du RC pour le Kbis, l'échéance annuelle pour les assurances.
- Renouvelez la vigilance avant son expiration, sans attendre la demande d'un acheteur.
- Lisez la date dans le document lui-même, pas la date du fichier.
- Préparez les mêmes pièces pour vos cotraitants et sous-traitants.
Tendolio garde vos pièces dans un coffre-fort hébergé dans l'Union européenne et vous prévient avant leur expiration ; l'agent IA les joint au dossier de réponse préparé avec l'IA.
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