Qu'est-ce qu'une note méthodologique ?
La note méthodologique est le document qui explique comment vous allez exécuter le marché. C'est l'équivalent belge du mémoire technique français. Le cahier spécial des charges (CSC) peut aussi l'appeler note technique, note d'intention ou mémoire.
Elle ne sert qu'à l'attribution. Elle est notée sur les critères qualitatifs annoncés dans le CSC, à côté du prix. Elle n'a rien à voir avec la sélection qualitative, qui vérifie votre capacité avant toute notation.
Faut-il toujours une note méthodologique ?
Non. Beaucoup de marchés belges sont attribués au prix seul. Sur les avis belges pondérés que nous avons analysés, près de la moitié l'étaient. Dans ce cas, aucune note n'est notée et tout se joue sur le formulaire d'offre et l'inventaire.
Quand l'acheteur retient la meilleure relation qualité-prix, il doit annoncer les critères d'attribution dans les documents du marché. Au-dessus des seuils européens, chaque critère doit être pondéré. En dessous, l'acheteur peut donner des pondérations ou un simple ordre d'importance décroissant.
Combien de pages faut-il écrire ?
Le CSC fixe souvent une limite stricte, par exemple cinq pages. Respectez-la à la lettre : les pages en trop risquent de ne pas être lues. Respectez aussi la police, la taille et le format demandés.
Cinq pages, c'est court. Il n'y a pas de place pour la présentation de l'entreprise, l'historique ou les valeurs. Chaque paragraphe doit répondre à un sous-critère.
Ce que nous voyons dans les DCE
Sur un marché de nettoyage bruxellois, la grille était : prix 40, volume horaire 20, qualité 40. La qualité se décomposait en organisation 10, contrôle 10, réactivité 10, moyens 5 et compétences 5. Le volume horaire était noté proportionnellement : plus d'heures donnaient plus de points, mais une offre irréaliste par rapport au prix pouvait être écartée.
Sur un marché de plantation, la note était au prix seul. Le dossier comprenait quand même un plan de sécurité et de santé à joindre, un cautionnement de 5 % et des prix fermes sur 26 mois. Le montant du formulaire d'offre devait égaler le total de l'inventaire HTVA multiplié par 1,21. Une note soignée n'aurait rien rapporté ; un inventaire mal recopié pouvait tout coûter.
Comment structurer la note, étape par étape
- Recopiez la grille : listez chaque critère et sous-critère avec son poids, dans l'ordre du CSC.
- Répartissez les pages selon les poids : un sous-critère à 10 points mérite deux fois plus de place qu'un sous-critère à 5.
- Reprenez les titres de l'acheteur : un titre par sous-critère, avec ses mots exacts, pour que l'évaluateur trouve la réponse.
- Répondez au cahier des charges, pas en général : citez les bâtiments, horaires, quantités et contraintes du marché.
- Donnez des chiffres vérifiables : délais, fréquences, effectifs, heures, nombre de contrôles.
- Nommez une seule solution par besoin : pas de « produit A ou B » ni de « 6 à 8 personnes ».
- Vérifiez la cohérence avec l'offre de prix : les heures, le matériel et l'encadrement promis doivent être chiffrés dans l'inventaire.
À quoi ressemble une bonne réponse ?
Prenons un sous-critère « réactivité » noté sur 10 points dans un marché de nettoyage.
Réponse faible : « Notre société est réactive et s'adapte aux besoins de ses clients. Nous disposons d'une équipe expérimentée. »
Réponse utile : « Absence d'un agent : remplacement le jour même par une équipe volante de quatre agents formés sur vos sites. Demande ponctuelle : appel au chef d'équipe, intervention sous quatre heures ouvrables. Chaque demande est tracée dans un registre transmis chaque mois. »
La seconde réponse donne un délai, un moyen, une preuve. C'est ce que l'évaluateur peut noter.
Peut-on parler de ses références et de son expérience ?
Avec prudence. Les références et l'expérience de l'entreprise servent à la sélection qualitative. Elles ne peuvent pas, en principe, être notées une seconde fois à l'attribution.
Une exception existe : l'organisation, les qualifications et l'expérience du personnel affecté au marché peuvent être un critère d'attribution. L'acheteur doit alors justifier que ce personnel influence fortement la qualité de l'exécution. Si ce critère existe, présentez les personnes qui travailleront réellement sur le marché.
La note vous engage-t-elle ?
Oui. Ce que vous promettez dans la note devient en pratique un engagement contractuel. L'acheteur peut vous le rappeler pendant l'exécution, et parfois appliquer des pénalités. Ne promettez que ce que vous pouvez tenir au prix proposé.
Les erreurs qui font perdre des points
- Dépasser la limite de pages ou changer la police imposée.
- Laisser un sous-critère sans réponse : il vaut zéro.
- Écrire une note générique, réutilisée d'un autre marché, avec le nom d'un autre acheteur.
- Promettre plus d'heures ou de personnel que ce qui est chiffré dans l'inventaire.
- Rédiger dans une autre langue que celle du marché.
- Joindre des annexes interdites par le CSC pour contourner la limite de pages.
Liste de contrôle avant le dépôt
- Chaque sous-critère a un titre et une réponse chiffrée.
- Le nombre de pages et la mise en forme respectent le CSC.
- Les moyens décrits sont chiffrés dans l'inventaire.
- Le nom du marché, de l'acheteur et des sites est correct partout.
- La note est signée ou déposée selon les modalités du CSC.
Pour aller plus loin, lisez notre guide du mémoire technique et celui sur les critères d'attribution et la notation. Si le temps manque, Tendolio rédige la note méthodologique à partir du CSC belge, et vous la relisez avant de déposer vous-même.
Les autres étapes d'un marché public belge : répondre à un marché public en Belgique, la sélection qualitative, les motifs d'exclusion, le DUME pour un marché belge, l'agréation des entrepreneurs, le cautionnement et déposer une offre sur e-Procurement.