Wat is een technische nota?
In de technische of methodologische nota legt u uit hoe u de opdracht zult uitvoeren. Het bestek kan ook spreken van een plan van aanpak, een uitvoeringsnota of een conceptnota.
De nota dient alleen voor de gunning. Ze wordt beoordeeld op de kwalitatieve gunningscriteria uit het bestek, naast de prijs. Ze staat los van de kwalitatieve selectie, die uw bekwaamheid al vóór de beoordeling nagaat.
Is een technische nota altijd nodig?
Nee. Veel Belgische opdrachten worden enkel op prijs gegund. Bij de gewogen Belgische aankondigingen die wij analyseerden, was dat bijna de helft. Dan telt geen nota mee, en draait alles om het offerteformulier en de inventaris.
Kiest de aanbesteder voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding, dan moet hij de gunningscriteria in de opdrachtdocumenten vermelden. Boven de Europese drempels krijgt elk criterium een gewicht. Daaronder mag hij kiezen tussen een weging of een dalende volgorde van belangrijkheid.
Hoeveel pagina's mag de nota tellen?
Het bestek legt vaak een strikte grens op, bijvoorbeeld vijf pagina's. Houd u daar letterlijk aan: wat erboven gaat, wordt mogelijk niet gelezen. Respecteer ook het lettertype, de lettergrootte en het formaat.
Vijf pagina's is weinig. Er is geen plaats voor een bedrijfsvoorstelling, geschiedenis of waarden. Elke alinea moet een subcriterium beantwoorden.
Wat wij in de bestekken zien
Bij een Brusselse schoonmaakopdracht was de verdeling: prijs 40, aantal uren 20, kwaliteit 40. Kwaliteit bestond uit organisatie 10, controle 10, reactiesnelheid 10, middelen 5 en competenties 5. Het aantal uren werd proportioneel gescoord: meer uren gaf meer punten, maar een onrealistische offerte tegenover de prijs kon geweerd worden.
Bij een opdracht voor beplantingen werd enkel op prijs gegund. Toch moest een veiligheids- en gezondheidsplan mee, gold een borgtocht van 5 % en waren de prijzen vast voor 26 maanden. Het bedrag op het offerteformulier moest gelijk zijn aan het totaal van de inventaris excl. btw maal 1,21. Een mooie nota leverde daar niets op; een slordig overgenomen inventaris kon alles kosten.
Zo bouwt u de nota op, stap voor stap
- Neem de beoordelingstabel over: elk criterium en subcriterium met zijn gewicht, in de volgorde van het bestek.
- Verdeel de pagina's volgens het gewicht: een subcriterium op 10 punten verdient dubbel zoveel ruimte als een op 5.
- Gebruik de titels van de aanbesteder: één titel per subcriterium, met dezelfde woorden, zodat de beoordelaar het antwoord vindt.
- Antwoord op dit bestek, niet in het algemeen: noem de gebouwen, uren, hoeveelheden en beperkingen van deze opdracht.
- Geef controleerbare cijfers: termijnen, frequenties, personeelsinzet, uren, aantal controles.
- Kies één oplossing per behoefte: geen "product A of B" en geen "6 tot 8 mensen".
- Controleer de samenhang met uw prijs: beloofde uren, materiaal en omkadering moeten in de inventaris zitten.
Hoe ziet een goed antwoord eruit?
Neem een subcriterium "reactiesnelheid" op 10 punten bij een schoonmaakopdracht.
Zwak antwoord: "Ons bedrijf is flexibel en speelt in op de noden van de klant. Wij beschikken over een ervaren team."
Bruikbaar antwoord: "Bij afwezigheid van een medewerker: vervanging dezelfde dag door een vliegende ploeg van vier medewerkers die uw sites kennen. Bij een extra vraag: één telefoontje naar de ploegbaas, tussenkomst binnen vier werkuren. Elke vraag wordt geregistreerd in een logboek dat u maandelijks ontvangt."
Het tweede antwoord geeft een termijn, een middel en een bewijs. Daar kan de beoordelaar punten op geven.
Mag u uw referenties en ervaring vermelden?
Met mate. Referenties en ervaring van de onderneming horen bij de selectie. Ze mogen in principe niet nog eens als gunningscriterium meetellen.
Er is één uitzondering: de organisatie, kwalificaties en ervaring van het personeel dat de opdracht uitvoert, mogen een gunningscriterium zijn. De aanbesteder moet dan motiveren dat dat personeel een aanzienlijke invloed heeft op de uitvoering. Staat dat criterium in het bestek, stel dan de mensen voor die echt op de opdracht zullen werken.
Bent u gebonden aan wat in de nota staat?
Ja. Wat u in de nota belooft, wordt in de praktijk een contractuele verbintenis. De aanbesteder kan u erop aanspreken tijdens de uitvoering, soms met straffen. Beloof alleen wat u voor de geboden prijs kunt waarmaken.
Fouten die punten kosten
- Het maximum aantal pagina's overschrijden of het opgelegde lettertype wijzigen.
- Een subcriterium onbeantwoord laten: dat levert nul op.
- Een algemene nota recycleren uit een andere opdracht, met de naam van een andere aanbesteder.
- Meer uren of personeel beloven dan in de inventaris geprijsd is.
- Schrijven in een andere taal dan die van de opdracht.
- Bijlagen toevoegen die het bestek verbiedt, om de paginagrens te omzeilen.
Checklist vóór het indienen
- Elk subcriterium heeft een titel en een antwoord met cijfers.
- Aantal pagina's en opmaak volgen het bestek.
- De beschreven middelen zitten in de inventaris.
- De naam van de opdracht, de aanbesteder en de sites kloppen overal.
- De nota is geschreven in de taal van de opdracht: Nederlands in Vlaanderen, Frans of Nederlands in Brussel naargelang de aanbesteder.
- De nota wordt ondertekend of ingediend zoals het bestek voorschrijft.
- Een collega die het dossier niet kent, vindt elk antwoord terug op basis van de titels.
Lees ook hoe u inschrijft op een overheidsopdracht in België en hoe u uw offerte indient via e-Procurement. Komt u tijd tekort, dan schrijft Tendolio de technische nota op basis van het bestek. U leest ze na en dient zelf in.